PT Grafindo Tri Utama membuka kesempatan bagi profesional yang memiliki kemampuan administrasi yang baik untuk bergabung sebagai Admin Project. Posisi ini berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional proyek, mulai dari pengelolaan dokumen, koordinasi tim, hingga pemantauan progres proyek agar berjalan sesuai target.
Kami sedang mencari seorang Admin Project yang detail, terorganisir, dan proaktif untuk membantu tim proyek kami dalam mengelola berbagai tugas administratif. Posisi ini berperan penting dalam mendukung pengelolaan dan pelaksanaan proyek, memastikan bahwa semua dokumen, jadwal, dan komunikasi proyek berjalan lancar.
Tugas dan Tanggung Jawab:
Membantu tim proyek dalam persiapan dokumen proyek, proposal, laporan, dan presentasi.
Membuat penawaran dan followup ke pelanggan
Mengelola korespondensi harian terkait proyek, baik internal maupun eksternal.
Mengatur jadwal pertemuan, termasuk membuat agenda rapat, mencatat notulen, dan mendistribusikannya kepada pihak terkait.
Memantau perkembangan proyek dan memastikan bahwa setiap aktivitas dilakukan sesuai dengan jadwal dan target yang telah ditetapkan.
Menyusun dan menyimpan dokumen proyek dengan baik serta memastikan bahwa semua dokumen mudah diakses.
Menyusun laporan harian, mingguan, dan bulanan terkait status penjualan, pemasangan, dan progres proyek
Menjadwalkan teknisi untuk pemasangan atau kunjungan lapangan sesuai dengan jadwal dan kebutuhan proyek
Berkoordinasi dengan tim sales, teknisi, logistik, dan klien dalam pelaksanaan proyek dan pengiriman produk
Memperbarui dan memelihara database proyek, termasuk data pelanggan, vendor, dan inventaris.
Mendukung kegiatan logistik dan operasional proyek, seperti pemesanan material dan penjadwalan pengiriman.
Kualifikasi:
Minimal lulusan Diploma (D3) di bidang Administrasi, Manajemen, Bisnis, atau bidang terkait.
Pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi proyek atau peran serupa (Nilai tambah).
Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
Mampu bekerja secara efektif dalam lingkungan yang dinamis dan multitasking.
Menguasai penggunaan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan perangkat lunak manajemen proyek (seperti Trello, Asana, atau sejenisnya).
Detail-oriented, terorganisir, dan mampu bekerja dengan deadline yang ketat.
Kemampuan untuk berkolaborasi dengan berbagai pemangku kepentingan dan tim lintas departemen.
Pengalaman dalam pengelolaan anggaran proyek dan administrasi keuangan merupakan nilai tambah.
Menggunakan Software Accurate menjadi nilai tambah
Dibutuhkan segera Admin Project untuk handle project MEP dan SPKLU dengan Kualifikasi sebagai berikut:
Kualifikasi
Lulusan Teknik, elektro lebih diutamakan
Pengalaman minimal 2 tahun sebagai admin project di perusahaan konstruksi
Paham dan mengerti alur administrasi project
Bersedia ditempatkan di Meruya, Jakarta Barat
Menguasai Microsoft Office sehingga mampu membuat laporan dan dokumen dengan rapi.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik sehingga dapat berkoordinasi efektif dengan tim proyek.
Menunjukkan ketelitian dan kerapian dalam mengelola data serta arsip proyek.
Mampu bekerja di bawah tekanan sehingga target pekerjaan dapat tercapai tepat waktu.
Menjaga disiplin dan tanggung jawab dalam menyelesaikan setiap tugas administrasi.
Tugas dan Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas keseluruhan administrasi proyek (Penawaran, Surat Jalan, Berita Acara, Laporan Pekerjaan)
Membuat RAB sesuai dengan pricelist
Membuat Laporan Mingguan untuk project dan administrasi project
Menyiapkan dokumen administrasi dan legalitas untuk keperluan tender
Mengatur dan Mendata Keluar Masuk Barang
Mengarsip dan Mengatur Penomoran Dokumen
Bertanggung jawab atas keseluruhan administrasi project hingga BAST ditandatangani oleh Customer yang selanjutnya diserahkan kepada finance untuk dibuatkan invoice
Rukan Taman Meruya Plaza 2, Jl. Permata Meruya 2 No.2 Blok A, RT.22/RW.4, Meruya Utara, Kec. Kembangan, Jakata BaratDaerah Khusus Ibukota Jakarta 11620Indonesia
