Kami sedang mencari seorang Sekretaris untuk firma hukum kami. Sebagai Sekretaris, Anda akan memberikan dukungan administratif dan klerikal yang komprehensif kepada para pengacara dan tim pendukung. Anda akan memainkan peran kunci dalam memastikan kelancaran operasional firma sehari-hari dengan mengatur jadwal, menangani korespondensi, menyiapkan dokumen hukum, dan mengoordinasikan rapat. Peran ini membutuhkan keterampilan organisasi yang kuat, ketelitian, dan profesionalisme tingkat tinggi.
Tanggung Jawab Utama:
Mengelola kalender (termasuk rapat dan hasil kerja), menjadwalkan rapat, dan mengatur perjalanan pengacara;
Membantu pengacara dalam memformat dan menyelesaikan dokumen kerja sesuai dengan standar dokumen AGPR;
Mendukung pengacara dalam menyiapkan proposal hukum dan dokumen terkait lainnya;
Memelihara dan mengelola dokumen hukum, serta arsip klien (baik digital maupun fisik);
Menangani komunikasi masuk dan keluar, termasuk email, panggilan telepon, dan surat;
Memperbarui CV pengacara secara berkala;
Mendukung penyusunan dan penyelesaian lembar waktu pengacara secara akurat dan membantu dalam menyiapkan data lembar waktu untuk keperluan penagihan;
Mengkoordinasikan rapat internal dan eksternal, termasuk memastikan agenda dan materi rapat;
Melakukan tugas-tugas umum kantor, termasuk memfotokopi, memindai, mengarsipkan, dan memasukkan data.
Persyaratan:
Diploma atau Sarjana di bidang Kesekretariatan (lulusan Akademi Kesekretariatan Tarakanita diutamakan);
Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan perangkat lunak manajemen perkantoran;
Minimal 2 tahun pengalaman sebagai sekretaris hukum di firma hukum atau 4 tahun pengalaman sebagai sekretaris di perusahaan;
Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang kuat;
Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris;
Integritas, kebijaksanaan, dan profesionalisme yang tinggi.
Minimal D3 (diutamakan dari akademi kesekretariatan terkemuka)
Pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai Sekretaris
Mahir menggunakan MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Lancar berbahasa Inggris, lisan dan tulisan
Cepat belajar, memiliki inisiatif dan kemampuan kerja tim yang kuat, mampu melakukan banyak tugas, dan mampu bekerja di bawah tekanan dan/atau dengan tenggat waktu yang ketat
Keterampilan komunikasi & interpersonal yang sangat baik
Kesehatan yang baik, motivasi yang kuat, sikap pribadi yang baik
Bersedia bekerja lembur
Tanggung Jawab & Tugas:
Memprioritaskan korespondensi, laporan, dan dokumen lain yang masuk untuk Pengacara;
Menyiapkan korespondensi, laporan, grafik statistik, dan materi lainnya dari draf kasar, salinan, catatan, transkripsi rekaman mesin, instruksi lisan, atau sumber lainnya;
Memperbarui agenda untuk Pengacara, termasuk menjadwalkan rapat, dan mengatur diskusi, makalah latar belakang, dan pengarahan sesuai kebutuhan;
Menjawab panggilan telepon masuk untuk Pengacara, menerima pesan, dan mengalihkan (jika diperlukan);
Menerima tamu untuk Pengacara, menerima pesan, menyaring, dan mengalihkan (jika diperlukan);
Mempersiapkan berkas untuk korespondensi dan pesan yang membutuhkan perhatian lebih lanjut dari Pengacara;
Mengatur pekerjaan dukungan kantor umum untuk kantor Pengacara, termasuk pengetikan, penyalinan, pendistribusian, dan pengiriman dokumen;
Bertindak sebagai Sekretaris untuk rapat yang dipanggil oleh Pengacara, menyiapkan agenda, pemberitahuan, dan mengumpulkan materi latar belakang; dan membuat notulen rapat, serta memproses dokumen pasca-rapat;
Menangani tugas-tugas rutin Pengacara sesuai dengan arahan yang diberikan oleh Pengacara;
Menyusun korespondensi secara mandiri terkait tanggung jawab yang diberikan;
Menanggapi permintaan informasi terkait tanggung jawab yang diberikan;
Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai arahan Pengacara.
Graha CIMB Niaga, Jl. Jenderal Sudirman No.Kav. 58 24th floor, RT.5/RW.3, Senayan, Kec. Kby. Baru, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12190Jakarta SelatanDaerah Khusus Ibukota Jakarta12190Indonesia
Chase Plaza, Jl. Jenderal Sudirman Lt. 22, Kuningan, Karet, Kecamatan Setiabudi, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12920Jakarta SelatanDaerah Khusus Ibukota Jakarta12920Indonesia
