Tanggung Jawab Utama:

1. Kepatuhan & Keselamatan

• Pastikan semua aktivitas kantor dan fasilitas mematuhi kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, dan standar keselamatan.
• Memperbarui dokumen hukum dan izin operasional untuk fasilitas kantor.
• Mewakili perusahaan selama audit, inspeksi, dan prosedur darurat, serta mengelola tindak lanjut yang diperlukan.

2. Manajemen Tim & Pengawasan Operasional

• Memimpin dan mengawasi tim GA/Admin dan staf pendukung kantor (sopir, petugas kebersihan, satpam, kurir).
• Menetapkan jadwal kerja, memberikan pelatihan, dan melakukan evaluasi kinerja.
• Memberikan dukungan langsung bila diperlukan untuk memastikan kesinambungan dan kualitas operasional.

3. Operasional Kantor & Fasilitas

• Mengawasi operasional kantor dan fasilitasnya sehari-hari, termasuk kebersihan, pemeliharaan, dan perawatan umum.
• Berkoordinasi dengan manajemen gedung untuk menyelesaikan masalah terkait fasilitas.
• Memastikan pelaksanaan layanan rutin seperti pengendalian hama dan kebersihan kantor tepat waktu.

4. Layanan Pendukung Administratif

• Memastikan pengarsipan dan penyimpanan dokumen yang tepat (baik fisik maupun digital).
• Mengelola semua surat masuk dan keluar serta layanan kurir.
• Memantau dan memelihara inventaris perlengkapan kantor untuk memastikan ketersediaan sekaligus mengelola biaya.

5. Koordinasi Vendor & Pengadaan

• Menangani permintaan pengadaan terkait administrasi umum dengan berkoordinasi bersama tim Pengadaan.
• Mengawasi kontrak vendor dan kualitas layanan.
• Bekerja sama dengan Bagian Keuangan untuk memastikan pemrosesan faktur dan pembayaran yang tepat waktu.

6. Manajemen Anggaran & Biaya

• Menyiapkan dan mengelola anggaran administrasi umum, termasuk pemantauan dan pelaporan bulanan.
• Mengidentifikasi dan menerapkan langkah-langkah penghematan biaya tanpa mengorbankan keselamatan atau kualitas layanan.

7. Dukungan Perjalanan & Acara Karyawan

• Mengelola pengaturan perjalanan bisnis untuk karyawan, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, dan transportasi.
• Mengawasi penggunaan dan perawatan kendaraan perusahaan serta penjadwalan pengemudi.
• Mendukung perencanaan dan koordinasi acara, rapat, dan fungsi internal perusahaan.

Kualifikasi:

• Minimal Diploma atau gelar sarjana di bidang administrasi bisnis, manajemen, akuntansi, atau bidang terkait.
• Minimal 5 tahun pengalaman di bidang urusan umum, administrasi perkantoran, atau manajemen fasilitas, dengan minimal 2 tahun pengalaman di bidang supervisor atau asisten manajer/manajer junior.
• Kemampuan yang terbukti untuk memimpin tim dan mengelola operasional sehari-hari sambil memastikan kepatuhan dan pengendalian biaya.
• Pengalaman berkoordinasi dengan vendor, mengelola kontrak, dan menangani proses pengadaan.
• Keterampilan organisasi, pemecahan masalah, dan interpersonal yang kuat.
• Mampu bekerja multitasking dan di bawah tekanan dalam lingkungan yang serba cepat.
• Mahir menggunakan MS Office (Excel, Word, Outlook) dan nyaman bekerja dengan perangkat digital untuk inventaris, pengarsipan, dan pelaporan.
• Keakraban dengan proses manajemen gedung, standar keselamatan, dan penanganan aset perusahaan merupakan nilai tambah.
• Kemampuan bahasa Inggris dasar lebih disukai.

Lokasi Pekerjaan:

Gaji:

Cara Melamar Pekerjaan:

Metode Pelamaran: email

Informasi Kontak: [email protected]